Utmaningar, ökade krav och varför är det så viktigt med ett ledningssystem till projektledare

ERP and Friends har under våren 2021 gjort en omvärldsanalys som finns att som

sammanfattning på hemsidan här att ladda ner kostnadsfritt. I denna sammanfattning kan läsa om 16 stora företag inom samhällsbyggnadssektorn. Syftet var fatt fördjupa sig i projektledarens vardag och försöka förstå deras utmaningar. Sammanfattningsvis kom vi fram till att det sker stora förändringar i arbetssätt och att kraven ökat kraftigt de senaste åren på projektledarna.

Projektledarens ansvar har tidigare kunnat hanteras med ett flertal applikationer men allt fler

processer och informationskrav har adderats längs vägen vilket har gjort att projektledarens vardag blivit allt mer komplex och tungarbetad.

Samtidigt har de flesta av deltagande företag inte mäktat med att säkerställa sina

informationsmodeller och ej heller integrationslagret som skulle kunna undvika att projekten tvingas till dubbel datainmatning.

Flera företag uppskattar att så mycket som 50% av all data måste matas in manuellt två eller flera gånger i olika applikationer. Det leder till dålig datakvalitét som i sin tur påverkar kundens upplevelse av projektet och företaget.

Systemupphandlingar har gjorts för snävt hos många företag gällande integrationsteknik vilket går ut över projektledarens vardag och önskan om enkelhet.

Företagen har inte tagit höjd för hela kedjan av processer som behövs i det dagliga arbetet när system har upphandlats och dubbelarbetet kvarstår.

Varför ökar kraven på Projektledarna?

Omvärldskraven på projektledaren har flera olika samverkande faktorer som var och en inte är så dramatisk men tillsammans ger de alla stort avtryck. Kunder, leverantörer myndigheter, medarbetare och ägare ställer hela tiden högre krav på informationsgivning och måste hållas nöjda samtidigt som det skall utföras en leverans av en i många fall mycket stressad projektledare.

Vad är det då som vi identifierat som de största avtrycken och som påverkar det dagliga arbetet?

• Många nya affärsprocesser utvecklas i företagen och informationskrav har lett till att nya applikationer tillkommit vilket har lett till dubbelregistrering i olika applikationer och bristande datakvalitet. Detta i sin tur upplevs som negativt för kunden. Vilket leder till olika arbetssätt och ofta stora skillnader i lönsamhet. Leverantörer vill ha beställningar ur inköpssystem och detta kräver konstant att alla hänger med på den allt snabbare digitaliseringsresa som genomsyrar hela branschen samhällsbyggnad.

• Hållbarhet och klimat rapporteringar är högt på agendan idag och det arbetet ska också göras av projektledaren. Manuellt i vissa fall i dokument som sedan skannas in med tex en faktura. Ibland ska informationen registreras direkt i ett system och utmaningen här är ofta att komma ihåg det.

• Alla verksamheter som hanterar personuppgifter måste följa dataskyddsförordningen (GDPR) och informera personalen hur deras personuppgifter tas om hand. Pärmar på projekten med personalinformation måste förvaras på säkert ställe och radering ske när de inte längre behövs. Ofta landar detta arbete på projektledaren samt även annan dokumentation runt personal som vistas på projektets område.

• Materialval transporter logistik är en stor del av det dagliga arbetet och kan innebära upp till 3 olika applikationer som ska hanteras av projektledaren.

• Förutom att leda projektet så ska även medlemmarna i projektgruppen stöttas, utvecklas och må bra framförallt. Stora projekt har ofta stora projektgrupper och det leder då automatiskt till merarbete.

Summan av dessa omvärldskrav blir förstås omfattande och krävande men också som jag skrev inledningsvis så påverkar det framförallt lönsamheten och i många fall så är det stora skillnader inom samma typer av projekt inom företagen. Hur ska vi kunna hålla alla nöjda samtidigt som leveransen till kund ska ske

Projektledarens vardag är i förändring och företagen kämpar med att förenkla den men hur ska det gå till är i många fall huvudfrågan.

Hur ser visionen ut för ett framtida ledningssystem enligt våra kunder?

• Projektledaren ska ha något av en cockpit/webbapplikation där all administration, dokumentation, planer och kommunikation sker samlat samt att information bara ska matas in endast en gång.

• Ledningssystemet ska vara operativt och enkelt för verksamheten

• Projektledaren ska inte behöva tänka på vilken applikation hen ska jag gå in i nu utan alla ska ligga inbäddade med integrationer som lösning.

• Förenkla vardagen samtidigt som det ska säkerställa datakvalité och ISO certifieringar

• Företagen vill hitta ett arbetssätt där alla arbetar mer enhetligt och följer samma process steg för steg

Vi ser detta som en mycket sund och nödvändig utveckling att just identifiera visionen på ett kommande ledningssystem men vi vet också att sannolikt så underskattas utmaningen i att skapa en enhetligt informationsmodell inom företagen. Det tar tid och kraft att göra denna förändring. I slutändan är det nöjda kunder som gör ett företag till vinnare. Så länge alla har det för ögonen i sina kommande initiativ så ser vi att branscher kommer att kunna utvecklas positivt.

En fråga alla företag måste ställa sig är nu är om alternativet ska vara ett egenutvecklat ledningssystem eller om alternativet är att köpa ett standardsystem. De flesta har en restriktiv syn på att egen utveckla men samtidigt ska kraven man har uppfyllas i ett standardsystem vilket det sällan gör fullt ut. Många börjar ändå med att skanna av marknaden inom standardsystemen för att sedan landa i egenutvecklat.

Jag har jobbat i många år som projektledare inom samhällsbyggnad och min bild av vardagen var framförallt att i många fall krävdes det registrering av exakt samma sak på flera olika ställen och i varierande applikationer beroende på intressenten bakom informationen. Det var dessutom ofta olika krav på hur dvs i vilket format tex en status skulle rapporteras. Färger, procent eller siffror. Detta skapade merarbete och att det var krångligt och samtidigt en risk att informationen inte tolkades på samma sätt trots att det i grunden var exakt samma grunddata. Det blev missvisande och skapade osäkerhet i projektets uppföljning. Projektledare vill arbeta effektivt och smart och följa en process steg för steg. Så när vardagen istället i många fall handlar om att leta efter mallar, äldre dokumentation eller krav och regler som ska följas blir det ineffektivt. Tidsbrist och stress i kombination med ett ineffektivt arbetssätt så finns alltid risken att vissa steg inte blir gjorda och det påverkar förstås resultatet.

Vi har idag kunder som precis påbörjat resan mot ett effektivare och enhetligt arbetssätt genom att utveckla alternativt köpa ett ledningssystem. De vill fördjupa sig i de stora lönsamhets skillnaderna för att se hur de ska kunna ändra på det så att projektledarna får en bättre och effektivare arbetssätt.

Om ni letar efter seniora projektledare besök gärna vår hemsida hemsida och kontakta oss så kan vi hjälpa er med komplexa projekt. Vi kan ta fram ett förslag på hur ni på bästa sätt kan utveckla ert framtida ledningssystem.

Du kan också kontakta oss på ERP & Friends direkt här