- William Leo
Några vassa projektledningssystem för teknikkonsulter & varför det är en kritisk del av verksamheten
Uppdaterat: 4 mars 2022
Vad är ett projektledningssystem (PLS) och varför behövs det idag?
Ett PLS innehåller processkartor, applikationer och verktyg som används för att planera,
organisera och hantera styrningen i din verksamhet. Ett PLS ser till att företagets rutiner, praxis och operativa verksamhet går rätt till - i tid, på budget och på ett enhetligt vis sätt över hela din verksamhet. I sammanfattande termer handlar det om att säkerställa projektens kvalité och värdeleverans till kund genom ett centraliserat styrsätt där det finns en sanning över hur saker ska bedrivas. I vissa sammanhang kan ett PLS lika ett "center of excellence", men beroende på vilken nivå av styrning den enskilda verksamheten vill åstadkomma från ett PLS varierar det om benämningen "center of excellence" stämmer överens på ledningssystemets faktiska styrning.
Vad finns det för typer av nivåer på ett PLS?
Det är viktigt att särskilja de olika nivåerna åt eftersom att de korrelerar direkt till den mängd med användarvänlig information, stöd, direktiv och rutiner som behöver finnas i ett PLS. Nedan finns en sammanställning på de olika nivåerna, vilket tror du skulle passa in på er verksamhet?
Ett supporterande:
Är den lägsta nivån med låg styrning men med goda möjligheter till styrning vid behov. Målsättningen med ett supporterande PLS är att ge den anställde idéer, support vid behov. Detta inkluderar standard projektmallar, guidning i best practice och utbildning i verksamhetens arbetsflöden. Utöver detta spelar ett supporterande PLS en konsultativ roll i projektstyrningen och utövar en låg kontroll över projekten och är bäst lämpad för organisationer med en funktionell eller svag matris (låg auktoritet) typ av organisationsstruktur.
Ett kontrollerande:
Ett kontrollerande PLS gör allt som en stödjande gör och mer. Den viktigaste aspekten av denna typ är att den har befogenhet att genomdriva compliance som i runda slängar kan översättas till (ett sätt att säkerställa kvalitén och leverans till kund utifrån de organisatoriska metoder som finns definierade).
Den största skillnaden är att ett stödjande PLS kan bara vägleda och rekommendera men har inte befogenhet att genomdriva efterlevnad i alla projekt. En kontrollerande PLS utövar en måttlig kontroll över projekten och är bäst lämpad för organisationer med en balanserad matris (normal auktoritet) typ av organisationsstruktur.
Ett dirigerande:
Leder projektledningen i deras arbete, stödjer och kontrollerar "världen" eller verksamhetens arbetsflöden och lämnar inget utrymme för krångel om att följa vissa mallar, standardförfarandena och/eller rapporteringskraven som allt i ett PLS ska finnas beskrivet i en den dirigerande nivån. Denna typ av nivå på ett PLS är vanligast i högreglerande verksamheter, till exempel i offentlig sektor (låg risk) och/eller inom banksfären (hög risk)
Som namnet på nivån indikerar så har denna nivå av PLS auktoritet att styra projekten och har väldigt hög nivå av kontroll eller till och med full kontroll över hur projekten bedrivs. Ett dirigerande PLS underlättar för ett företag att få en konsistent högsta nivå i alla projekt. Detta görs genom att tillhandahålla alla typer av resurser och stöd som kan tänkas behövas vid projektledning. Läs mer om hur ERP & Friends kan hjälpa ditt företag att få en konsistent högsta nivå i dina projekt här.
Vilka delar ingår inom ett PLS?
För en verksamhet som bedriver en "normal" verksamhet illustrerar modellen vilka övergripande delar som bör vara med i ett PLS. Vad som ska ingå under varje del behöver varje verksamhet konkretisera eller arbeta tillsammans med konsulter från ERP & Friends för att reda ut frågan. Till exempel kan ett tillverkande företag kan behöva vissa krav på rapportering till myndighet, detta kan därför behöva ingå inom "Standarder".
Utöver de mer övergripande delarna som i tidigare avsnitt kan delas in i olika nivåer av informationsstöd och styrning, kan vi bryta ner ett PLS i dessa mindre subsystem:
Organisatoriskt underlättande Används för att organisera projektmedlemmar och deras rapporterings hierarki. I många projekt används en struktur där projektmedlemmarna rapporterar till en person som är ansvarig för den funktionen eller avdelningen. Denna del av systemet ser till att placera projektmedlemmar i den hierarkiska strukturen för att underlätta projekthanteringen.
Projektplanering Planering av projekt är ett av de viktigaste stegen i ett PLS. Detta delsystem hanterar utöver projektplanering, uppföljning av leverans och allokering av aktiviteter till specifika individer etc.
Projektkontroll Att hantera och driva ett projekt är en sak men att kontrollera projektets utkomst är något helt annat. En del av ett PLS för kontroll är en viktigt del i att säkerställa en konsekvent leverans av kvalité till kund. Denna del inkluderar alla processer, arbetsflöden för alla aktiviteter vid ett projektgenomförande.
Information för projekt hantering Denna del omfattar de principer och procedurer för hantering av information, vilket inkluderar allting från kommunikationsplaner till kunskapsbaser där målet är att stödja slutanvändaren (linjeverksamheten) i sitt dagliga projektarbete.
Tekniker och metod Denna del av systemet inkluderar allt som har att göra med de metoder och tekniker ert företag har anammat eller skapat själva för att driva era projekt.
Kulturell lyhördhet I den sista delen av ett PLS ingår alla delar som rör företagets kultur och värdegrund både mot anställda och kund. Här ska det även framgå vilka beroenden avdelningar och/eller projekt har till varandra och vilka actions som de anställda behöver ta för att se till att alla projekt levererar den tänkta kvalitén.
Några vassa projektledningssystem för teknikkonsulter och varför
Som redan nämnt finns det ett nästintill oändligt antal olika applikationer, verktyg och system som skulle kunna kvalificera in och passa ett företag som är verksamma teknikkonsulter. Därför har vi paketerat våra oberoende erfarenheter från tidigare projekt där vi verkat som konsulter hos just teknikkonsulter vid flertalet tillfällen. I detta avsnitt är tanken att introducera eventuella teknikkonsultföretag som idag går i tankarna att implementera ett PLS. Med full oberoendehet kan du lita på att ERP & Friends kommer presentera sin objektiva synvinkel på de system som nämns nedan.
Vi börjar med Microsoft (MS) Project:
Ett projektledningssystem för ett företag i olika storlekar men upp till ca 10 000 medarbetare skulle vi säga att projektledningssystemet MS Project gör jobbet. Med redan färdiga integrationer mot Teams, PowerBI och SharePoint är det för en redan O365-användare, ett verktyg för att lätt komma igång med projektledning och bygga ett applikationslandskap utan större insatser. Utöver detta är det en stabil SaaS-lösning som funnits i väldigt många år vilket gör gränssnittet något utdaterat men ack så stabilt.
Om du söker ett klassiskt projektledningssystem för dig som vill kunna "stay on top of things" med stöd för schemaläggningsverktyg där du som projektledare kan lista uppgifter, tilldela dem till projektmedlemmar och ange detaljer som start och slutdatum är det ett starkt verktyg. Utöver ovan nämnda funktioner innehåller MS Project olika vyer som rutnäts vy, styrelse vy och tidslinje/Gantt -diagram vy där projektledare kan bland annat hålla koll på nuvarande och kommande resursallokering i olika projekt.
När det kommer till just resursallokering är MS Project ett väletablerat verktyg. Här kan exempelvis olika projektledare definiera projektteam, veta när de ska begära resurser från olika delar i företag i olika projekt, veta resursernas beläggning och tilldela resurser uppgifter allt eftersom att projekten fortgår.
Vi fortsätter inom Microsofts systemlandskap och tänkte lyfta fram Microsoft 365 Business Central som är ett alternativ för små till medelstora teknikkonsulter som behöver ett verksamhetsomgripande projektledningssystem. M365 BC levereras idag som en molnbaserad lösning men kan även drivas lokalt med samma användarupplevelse. Dessutom kan du komma åt alla funktioner på både mobil och dator oavsett uppsättning (lokalt/molnbaserat).
M365 BC är till för dig som har en hälsosamt växande verksamhet som behöver ytterligare stöd från ett familiärt gränssnitt och med enkel skalbarhet, är denna systemlösning ett alternativ för att inte växa ur kostymen och bli reaktiva i att erhålla ett ERP-system som ni kan växa med.
I många av av de fall vi både upplevt och läst om så rapporterar användare en effektivisering av deras finansiella och operationella funktioner efter bytet till M365 BC. Detta har resulterat i enklare accesser för anställda som erhållit transparens och insyn i organisationen, där automatisering är en nyckelfaktor. Systemintegrationer tillåter därför ihopkoppling med Power Automate och Microsoft Power Apps för att utan kod kunna komplettera standardlösningen och skräddasy den utifrån dina behov.
Slutgiligen kan vi med en oberoende ställning säga att med M365 BC är det möjligt för din verksamhet att säkerställa kontinuiteten genom många led. Systemet kopplar ihop försäljnings-, service-, ekonomi- och den operationella driften så att dina anställda kan fokusera på effektivisering och uppnå resultat som med tidigare systemlösning inte kanske var möjligt.
Vidare tänker vi presentera IFS
IFS är global systemleverantör som konkurrerar bland annat mot SAP och Oracle som alla är standardlösningar som går att "plug and use", i teroin utan kravställning och eventuell anpassning. Den erfarenhet vi har haft av IFS är att de är väldigt måna om att försöka sätta sig i kundens verksamhet, vill gärna således arbeta nära och bygga långsiktiga relationer med kund. De är lyhörda och antar sig anpassning utifrån kravspecifikationer på ett seriöst sätt, här utgår de ifrån sin egna utrullningsmetod och så kallade "paketgrupper" där IFS paketerar och levererar olika krav utifrån utvecklarnas kapacitet och den prioritering som görs av kunden själva i samråd med IFS.
En annan erfarenhet vi har av IFS handlar om uppsättning av roller och profiler i IFS. Här har vi stött på vissa utmaningar, då att det kräver att kunden själva sätter sig in i hur det fungerar rent tekniskt i IFS att:
Identifiera vilka roller och profiler som kunden bör ha (i samråd med IFS)
Utbilda sig tillsammans med IFS för att kunden själva ska kunna konstruera ihop rollernas accesser i systemet
Se till så att rollerna blir korrekt uppsatta så att slutanvändare ser det som är tänkt att de ska se
Eventuell uppstädning av roller och accessproblem
IFS behörighetsfunktioner är väldigt detaljorienterade, vilket är mestadels positivt då det innebär att det finns stora möjligheter i att begränsa användares behörighet och således motverka eventuell förvirring om användaren råkar se för mycket i systemet.
För att få behörighetsfunktionerna på plats kräver att kunden sätter sig in i hur IFS har tänkt att man sätter upp accesser. Vägen dit som vi har insett, är ganska lång och när det är många användare (>10000) är det inte helt lätt för kunden själva att reda ut och underhålla punkter 1-4 ovan. För att bryta ner vad exakt det är kunden själva behöver sätta sig in i så sammanfattar vi detta nedan:
Roller/behörigheter - En användare kan ha olika rolluppsättningar som ger denne person access till olika delar av systemet. Detta väljs helst i samband med att användaren läggs till i systemet.
Profil - En användare kan endast ha en profil. En profil beskriver inom vilket område användaren är verksam inom och därigenom access till vissa delar inom de/det området.
Meny - När en eller flera roller är korrekt uppsatta på en användare påverkar detta vad användaren kan se och inte. Användarens menyval blir således oftast begränsad i och med rolluppsättningar.
Lobby - En kritisk del som kan vara avgörande för användaracceptansen är uppsättningen av Lobbys. En Lobby bör endast visa vad som är aktuellt för den enskilda användaren och bör baseras på användarens roll och profil . Det går därför i IFS att bygga olika Lobbys för olika roller eller profiler.
I generella drag är IFS en heltäckande ERP-lösning som täcker alla dina olika affärsdelar och som redan nämnt är IFS mjukvara en agil och flexibel lösning, vilket innebär att den går att anpassa för att passa specifika verksamhetsbehov. I kombination med deras kompetenta konsulter anser vi att detta kan vara ett alternativ att begrunda för teknikkonsulter vid ett ERP-byte.
Slutligen tänker vi även presentera ett verktyg för små företag finns det nästan oändligt med alternativ för att på ett centraliserat vis, driva projekt. Ett PLS som vi tror kan fungera för små till medelstora bolag är Monday.
Monday är ett verktyg som med ett användarvänligt gränssnitt omfattar de delar som kan krävas för ett företag som bedriver en projekttung verksamhet. Verktyget ger användaren en enkelåtkomlig och komplett vy över projektets olika delar vare sig du som användare vill se övergripande status för hela projektet eller blicka ner på uppgiftsnivå för dagen. Med ett väldigt modernt gränssnitt kan användaren använda sig av redan färdiga mallar eller skapa nya: Kanban, Gantt, tidslinjer och/eller kalendervyer för att stödja projekten.
När det kommer till integrationsmöjligheter så har Monday väldigt många men några vi vill lyfta fram är till Slack, Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Dropbox, Jira, och Stripe.
En utmaning vi har sett är viktigt hos många av våra kunder är just beroenden mellan uppgifter i ett pågående projekt. I detta fall stödjer verktyget beroenden mellan uppgifter till viss del, vilket är bra med tanke på hur så många projekthanteringsverktyg som helt saknar detta. Men uppgiftsberoendena är begränsade till datumstämpeln som är associerade med uppgifter. Användaren kan till exempel se till att datumet för nästkommande uppgift alltid börjar efter datumet för en annan, vilket i regel kan fungera om användaren själv kan tänka sig att administrera med detta. I regel kommer detta se till att allting görs i korrekt ordning men att sätta beroenden i Monday blir inte mer avancerat än detta.
Vid avsaknaden av ett projektledningssystem kan vi på ERP & Friends erbjuda er en agil processutvecklings metod som ska resultera i att ni samlar era arbetsflöden i form av processkartor, rutiner, ansvarsfördelning mellan olika avdelningar och anställda på ett och samma ställe, vilket kan likna ett PLS. För att bedriva denna metod använder vi oss av ett processkartläggningsverktyg som heter 2c8 (2c8.se), detta verktyg är mycket mer kraftfullare än Microsoft Visio och erbjuder användaren att interagera med processkartorna i ett publicerat läge. Om ni vill veta mer om hur vi bedriver denna metod hos våra kunder kan ni läsa mer här och kontakta oss här
Referenser:
https://uk.pcmag.com/productivity-2/67147/mondaycom
https://www.crazyegg.com/blog/monday-project-management-review/
https://pmvidya.com/blog/pmo-types-supportive-controlling-directive/#Controlling_PMO
https://www.cio.com/article/2441862/what-is-a-project-management-office-pmo-and-do-you-need-one.html
https://www.trustradius.com/products/ifs-applications/reviews?qs=pros-and-cons
https://www.wrike.com/project-management-guide/faq/what-is-project-management-system/
https://www.trustradius.com/products/ifs-applications/reviews?qs=pros-and-cons
https://financesonline.com/reasons-why-monday-com-will-work-great-for-any-company/ https://download.microsoft.com/download/f/8/b/f8b3d4db-d2b6-4357-bfc4-a1fdafd8b993/TEI_of_Microsoft_Business%20Central_FINAL.pdf https://dynamics.microsoft.com/sv-se/business-central/capabilities/
