Ständiga Förbättringar – ännu ett modeuttryck eller ett område som ska prioriteras?

Är ”ständiga förbättringar ” ännu ett modeuttryck på något som i stort sett alltid pågått hos de flesta företag?

Inget självklart svar, men jag gillar uttrycket. De flesta pratar om att göra förbättringar. Det kan vara förbättring av en process, en produkt, en metod, en medarbetare etc. Jag tror på att alltid arbeta med ständiga förbättringar, då det får ett annat fokus. Det är då alltid med högt upp på agendan hos chefer, processägare och andra. Det är lätt att ha med som en punkt på agendan i många olika forum utan att det för deltagarna känns jobbigt eller onödigt.

Jag kommer ofta i kontakt med förbättringsarbete. När jag varit med om att införa något nytt så poängterar jag betydelsen av detta. De flesta förändringar som genomförs kräver ett förbättringsarbete, som en del av den dagliga förvaltningen. Längre ned kan du läsa om en av alla implementeringar jag medverkat i.

Vi kan under införandet av något nytt suttit timmar i workshops, spenderat en mängd arbetsdagar i olika former av tester men jag vet att det alltid finns mer att göra. När en förändring införts så måste förbättringsarbetet ta vid. Tyvärr glöms det ofta bort. Alla inblandade är lyckliga över att äntligen vara klar med sin leverans, och när den är klar så släpper man det fokus som varit.

Om inte projektet inkluderat ett stöd för förbättringsarbete så riskerar den förändring som införts att efter en tid återgå till, i sämsta fall, nästan hur det var tidigare. En stor del av investeringen är bortkastad. Vi på ERP & Friends är medvetna om detta problem men med hjälp av ADKAR, som är en väl beprövad metod så betonar vi alltid betydelsen av R, reinforcement. Arbetet med att förvalta leveransen och i förvaltningen inkludera förbättringsarbetet är oerhört viktigt. Genom en genomtänkt process för förbättringsarbete så blir leveransen trovärdig för medarbetarna. Alla förstår att det nya har kommit för att stanna, och att ledningen vill utveckla och förbättra.

Det är här ”ständiga förbättringar ” passar så bra in. Det är i stort sett alltid de som använder det nya som snabbt ser brister och har idéer om vad som kan göras bättre. Staben inför större förändringar som stödjer de strategier som finns men när det kommer till praktisk utförande så är det verksamheten och dess medarbetare som ser hur det i verkligheten fungerar. Det är i detta läge som vi måste fånga upp de bra idéerna. Om vi inte gör det från start riskerar kreativiteten att avta och medarbetarna resignerar. Behovet av förbättringar måste komma från verksamheten.

Varför ha en bra idé om ingen lyssnar och agerar?

Det är nu vi ska ha en process för förbättringsarbete redo. Vi måste fånga upp en idé, bereda den och ta ett beslut om vad vi ska göra med den. Och säger vi ja, så behöver den prioriteras och planeras. Och nästan viktigast av allt. Vi ska visa respekt till hen som kommit med idéen genom att tacka för att vi fått den men också återkoppla med info om vad som beslutats. Sådant bemötande uppmuntrar verksamheten att fortsätta komma med idéer.

Och nu har vi kommit igång med ”ständiga förbättringar ”.

Vi har en stor erfarenhet av införande av förbättringsarbete. Både hos mindre och större företag. Sättet att driva förbättringsarbete, ständiga förbättringar, skiljer sig inte så mycket.

Antalet kontaktytor är fler i ett större företag och ofta behövs ytterligare någon nivå i processen. Men i stort detsamma.

Om ditt företag redan har en fungerande förbättringsprocess så är det bara att haka på med det nya som införs. Någon justering kan behövas men i stort så ska det fungera.

Förutsatt att befintlig förvaltning har en färdig on-boarding process. Om inte, då måste du som ansvarig för införandet av det ny ta in också denna del som en viktig bit i din leverans. Förvaltningen behöver vara en del av ditt projekt. Det underlättar att den varit där då projektet avslutas och allt ska lämnas över. Du behöver ha ett systemstöd i form av en applikation som kan hantera ett helt flöde för ett ärende

Det finns många sådana på marknaden. Från väldigt enkla till enormt funktionella.

Ofta räcker ett väldigt enkelt system. Men det är klart att om du i samma system också ska stödja olika former av frågor och felrapporter från medarbetare och kunder och kanske också hantera offerter, attester och andra typer av interna ärenden så krävs mer. Vi kan så klart hjälpa dig att finna något som passar just ditt företagsbehov.

Det stöd du väljer måste minimera personberoendet, stödja spårbarhet, möjliggöra kommentarer, länka till dokument etc.

Hör av dig så kan vi prata om hur vi kan hjälpa just dig och ditt företag.

Nedan beskriver jag ett case som vi varit starkt bidragande till ett bra genomförande.

Det handlar om ett globalt tillverkande företag som finns på olika platser inte bara i hemlandet utan i flera olika länder. Varje land drev sitt egna bolag men ingår i en koncern.

Vår uppgift var att implementera ett nytt affärssystem med en gemensam lösning. Samtliga bolag och användare arbetar i samma lösning i samma databas. Detta var helt nytt och kräver så klart en genomtänkt global lösning. Bara att komma överens om ett gemensamt artikelregister var en utmaning.

Ledningens approach var att tydligt förklara att den globala lösning som rullades ut inte är helt klar men fullt användbar. Det kommer att finnas behov av förbättringar. Kunden symboliserade det med ”knästående”. Med det menade man att den globala lösningen stödjer verksamheten men att den ska utvecklas och förbättras. Över tid kommer den att resa sig upp och bli mer och mer klar. Ett bra sätt att sätta rätt förväntansnivå.

Men till detta krävs en genomtänkt process för förbättringsarbetet. Ledningen ansåg det vara avgörande för utvecklingen och var angelägen om att uppmuntra kreativiteten i verksamheten. Vårt uppdrag var att inkludera det i vårt projekt, organisera detta, med roller, processer och systemstöd.

Vi återanvände personer från projektorganisationen. Varje lokal implementation var bemannad med olika roller. Bland annat med s k Super-users och lokala processägare. I projektet agerade de som referensgrupp, som testare och som stöd för slutanvändarna. De blev en slags experter inom deras resp. ansvarsområden. Det globala projektet hade rollerna Globala Processägare. Dessa var de som formellt beslutade om hur verksamheten ska arbeta. De behövdes så klart också i förbättringsarbetet, för att ta beslut på de ärenden som kom till deras bord.

Projektet hade också en Lösningsansvarig, en person som hade förståelse för helheten av lösningen. Genom att återanvända redan kunniga personer så skapade vi en förvaltningsorganisation som var produktiv från dag ett. Vi skapade upp lokala/regionala metoder som gjorde att behov och idéer som väcktes lokal samlades upp av en lokal koordinator (super-user alt lokal processägare) som satt som representant i en global processgrupp. Den leddes av en global processägare. Den globala processgruppen hade kvartalsvis arbetsmöten där man diskuterade erfarenheter och inkomna förslag. Gruppen prioriterade de ärenden man vill gå vidare med och stängde sådant som inte passade in.

De prioriterade ärendena blev sedan bearbetade, bland annat så var det ett krav att alltid skapa ett business case på det man ville ha genomfört. De globala processägarna hade sedan tillsammans med lösningsansvarig en genomgång, mest för att stämma av att något område inte införde något som kunde ge negativa konsekvenser på något annat. De förbättringspunkter som ansågs bidra med positiva effekter presenterades senare för ett ”Change Board”. Förutom de globala porcessägarna satt där också personer med budgetansvar. Här presenterades de färdiga förslagen inklusive tänkt tidplan och budget. Hos just den här kunden hade man inte avsatt något belopp i årsbudgeten för förbättringar. I stället var det sagt så att om business caset visade på lönsamhet så var man beredd att ta investeringen.

Som stöd för detta användas ett globalt ärendehanteringssystem. Det gjorde att det var förhållandevis enkelt för alla inblandade att följa framdriften av ett ärende. Flera personer kunde arbeta med samma ärende parallellt, allt lagrades på ett ställe och den som kläckt idéen kunde följa vad som hände och vilka beslut som togs.

Ett systemstöd för detta är ett måste om Ständiga Förbättringar övertid ska fungera.

Är du i behov av att förbättra ditt förbättringsarbete? Boka gärna in författaren till en kostnadsfri rådgivning.